引言：企业招投标采购是经营活动中的关键一环，其合规性不仅会直接影响企业的经济效益与运营安全，更涉及到企业的声誉与可持续发展。然而在实践中，企业在招投标采购过程中常常出现制度缺失、流程疏漏或管理不到位的问题。本文以团队提供法律服务的某电力公司采购安全围栏引发的合同纠纷为切入点，系统剖析了企业在招投标采购过程中存在的典型风险问题，进而提出“制度—源头—流程—管控—应对”的全流程风控体系构建路径，从而为企业在招投标采购方面提供参考。
一、案例引入
某电力公司通过线上电子采购平台进行定向采购，中标方上海某某公司承接了安全围栏及连体服的供货订单。然而，在货物送达后，经某电力公司查验，发现上海某某公司所提供的安全围栏存在尺寸、厚度等多项关键指标与约定规格严重不符，且做工粗糙、质量低劣等突出问题。据此，某电力公司要求上海某某公司退货并承担相应违约责任。
对此，上海某某公司虽承认产品存在偏差，但以“不影响使用”为由拒绝退货，并率先提起诉讼，要求某电力公司支付全额货款。为维护自身权益，某电力公司随即提起反诉，请求法院判令上海某某公司办理退货、支付合同总额10%的违约金并赔偿相关利息损失，双方争议最终进入司法程序。
二、案例暴露的合规风险与内部管理漏洞
(一)双方未签订正式《采购合同》，权利义务内容不明确
问题：本次采购未签署正式的《采购合同》，仅依靠电子采购平台的违约责任条款和简化的《采购订单》作为约束。
风险分析：
简易订单与平台条款构成的“合同”关系脆弱，买卖双方的权利义务内容未得到充分明确，并且在违约条款的适用上更容易被挑战。并且，由于缺乏正式合同，关于验收标准与方法、质量保证期、异议期限、知识产权、保密义务及争议解决机制等关键内容均未明确约定。这正是本案中双方对产品“是否合格”产生根本分歧的根源。
(二)《采购订单》签署不规范，容易引发争议
问题：在本案中，上海某某公司提供的《采购订单》中仅有上海某某公司的公章，且日期存在异常(签署日期早于招标日期);而某电力公司提供的《采购订单》中没有盖章。
风险分析：
在《采购订单》上已明确标明“请签名盖章后回传”，但上海某某公司与某电力公司均未按照这一要求进行操作，这导致双方对合同成立的具体时间、内容(是否包含所有附件条款)可能存在争议。并且，上海某某公司提供的《采购订单》中签署日期早于招标日期，这使得合同成立的具体日期难以明确。
(三)订单内容过于简略，缺乏具体的履约标准
问题：在本案中，《采购订单》仅列明物资编码、物资名称、规格型号、数量、单位、含税单价、税率、含税总价、交货日期等基础交易信息，内容过于简略。
风险分析：
双方的订单中缺失了《技术规格书》《验收标准与方法》等内容，这导致了在货物验收时缺乏具体、可量化的判定标准。尽管在采购系统中有关于质量标准、包装标准、交货地点、运输方式、付款方式、违约责任等内容的规定，但这仅是简要的通用条约，无法应对定制化产品或特定质量要求的场景，容易导致双方在产品的标准、质量上存在异议。
(四)双方沟通失效，沟通过程证据未能固定
问题：上海某某公司称其依据某电力公司工作人员提供的样式照片及进行口头书面交流定制完成，且多次提供制作样本确认。但是最终产品仍被判定为不合格。
风险分析：
涉及产品规格的关键变更与确认，若未通过书面函件、邮件等正式渠道进行并留存记录，极易在履约过程中产生误解与纠纷。并且，样品确认过程中的沟通不清，可能导致双方对“确认”的范围和效力理解不同。这暴露出从需求传递、样品确认到最终验收的全过程缺乏清晰、书面的闭环管理。
(五)争议期间风险失控，未妥善履行减损义务
问题：某电力公司在发函中声明货物“露天摆放”、“无义务提供保管措施”。
风险分析：
根据《民法典》第五百九十一条规定：“当事人一方违约后，对方应当采取适当措施防止损失的扩大;没有采取适当措施致使损失扩大的，不得就扩大的损失请求赔偿。”即使对方违约，守约方也负有采取适当措施防止损失扩大的义务。在本案中，某电力公司若因保管不当(如露天存放导致货物锈蚀、损毁)造成损失扩大，法院可能酌情判令某电力公司自行承担扩大部分的损失，从而冲抵上海某某公司的赔偿金额。
三、实践中企业招投标采购全过程的风险拓展分析
在实践中，除了上述案例中所暴露的核心问题外，企业在招投标采购流程中，还普遍存在以下易被忽视的合规漏洞与管理短板，这可能引发履约纠纷、法律责任或经济损失。
(一)采购需求模糊或不明确
需求部门常常凭过往经验或模糊认知提报采购需求，缺乏系统性调研与标准化流程。一方面，需求部门在采购时对技术参数的表述过于笼统，如仅标注“符合行业标准”“优质材料”，未明确尺寸公差、承重范围、使用寿命等可量化指标，导致供应商缺乏清晰履约依据。另一方面，部分需求隐含特定品牌特征或直接指定型号，变相排斥潜在供应商，这既违反公平竞争原则，易引发供应商质疑投诉。
(二)供应商管理“重引入、轻管理”
多数企业将供应商管理重心放在准入审核环节，然而审核却常常流于形式。在审核过程中，企业仅对供应商的资质文件进行核查，未实质验证供应商生产能力、质量控制体系、过往履约记录及财务稳定性，导致履约能力不足的供应商混入合作体系。
在合作过程中，企业往往缺乏常态化履约绩效评估机制，未对供货及时性、产品合格率、售后服务响应速度等关键指标量化考核，无法客观反映供应商表现。更关键的是，对存在严重质量问题的供应商，由于未及时记录不良信息、采取限制合作或淘汰措施，导致劣质供应商在多个项目中重复出现问题，难以形成“优胜劣汰”的良性循环，优质供应商资源池无法有效沉淀。
(三)采购程序不规范
在招投标具体实施环节，部分企业存在明显的程序瑕疵，这导致后续交易过程产生风险。
一是招标文件制定不严谨，未明确评标标准、权重及合同核心条款(如履约要求、违约责任)，导致投标方理解偏差，为后续合同签订埋下隐患。
二是评标过程缺乏制衡，评标委员会组成不符合规定，存在关联方未回避、专家资质不足等问题。并且，在评标过程中，未进行完整的记录，评分的依据不透明等，这都容易引发投标方对结果的质疑。
三是澄清与答疑不规范，针对投标方疑问未通过正式渠道统一回复，或修改招标文件后未按规定提前通知，影响投标方的投标准备，进而引发投诉纠纷，严重时可能导致中标结果无效，损害企业声誉。
(四)合同内容流于形式
除上述案例中“未签正式合同、订单签署不规范”的问题外，企业在合同签订环节还可能存在以下两种情况。
一方面，合同的形式不规范。在实践中，部分企业为了图便捷，以采购订单、报价单替代正式合同，或签署流程不完整(如未盖章、签字不全、日期异常)，导致合同成立时间、权利义务范围难以界定，纠纷发生时缺乏有效法律依据。
另一方面，合同中核心条款缺失或模糊。如合同未明确质量标准、验收流程、异议期限、质量保证期、知识产权归属及争议解决方式，仅依赖电子采购平台通用条款或口头约定。这使得双方对履约要求认知不一致，如在案例中关于产品“是否合格”的争议，本质就是合同未明确验收标准，最终只能通过诉讼解决。
(五)验收环节流于形式
验收作为采购履约的关键把关环节，但是多数企业却存在流程不规范、监督缺位的问题。
首先，验收主体单一。在大多企业中，验收环节往往由需求部门“自用自验”，未引入质量、法务、审计等其他部门监督，存在“既使用又验收”的利益关联，难以保证结果客观公正。
其次，验收标准与流程不清晰。一是企业内部未制定标准化的验收操作规范。二是买卖双方的验收依据仅依赖口头约定或模糊技术要求，缺乏量化检测指标，且验收单据未详细记录时间、地点、参与人员、检测数据及不合格项，结论缺乏客观依据。
最后，异议处理机制缺失。在发现产品不合格后，收货方未及时通过正式渠道向供应商提出异议，也未在规定期限内固定证据、要求整改，导致后续维权时陷入举证困境，甚至让不合格产品流入生产环节造成更大损失。
(六)档案与证据管理的分散滞后
采购全流程的档案与证据管理，是企业应对纠纷的重要保障，但多数企业管理严重不规范。
一是档案分散存放。对于关键文件(如招标文件、投标文件、合同附件、样品确认单、沟通记录、验收报告等)，部分企业未集中归档，而是分散在需求、采购、财务等部门，缺乏统一管理体系。
二是档案留存不完整、不及时。部分关键文件(如口头补充约定、样品确认记录)未以书面形式留存，并且电子文件未备份，这就导致很容易出现文件丢失、数据损毁的问题。
三是证据意识薄弱。在企业双方沟通时，关键沟通未通过邮件、书面函件等正式渠道进行，争议发生后可提供的证据较少，甚至遗漏核心材料，这与案例中“沟通过程证据未能固定”的问题本质一致，最终导致企业在仲裁或诉讼中举证不利，承担败诉风险。四、企业招投标采购合规管理实施路径
针对前述案例问题及全流程风险，企业需从“制度、源头、流程、管控、争议应对”五大维度构建合规体系，通过标准化管理降低纠纷风险，保障采购合法合规、高效有序。
五、结语
招投标采购合规管理是企业风险管理的重要组成部分，关乎企业的经济利益、市场声誉与可持续发展。前述案例充分说明，合规管理的缺失不仅会引发法律纠纷，还可能导致经济损失。企业需以案例为鉴，从制度完善、源头管理、过程规范、履约管控、风险应对六个方面入手，构建全流程、闭环式的合规管理体系，将合规要求嵌入采购业务的每一个环节，强化责任落实与监督考核，不断提升合规管理水平，防范合规风险，为企业高质量发展提供坚实保障。