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周善良、汪文骏:交易中的新《公司法》:投资人董事的责任及应对

2024-07-05

  2024年7月1日起,新《公司法》时代开启。一方面,“股东会中心主义”向“董事会中心主义”的立法趋势使得董事的地位得到提升、权利得到加强,同时董事和高管对于公司和公司股东承担的责任也被提高压实;另一方面,投资交易中投资人董事的定位仅是保障投资人知情权、通过保护性投票权防止投资人的合法利益受到不当侵害,而非真正的参与公司的经营管理。在此背景下,投资人董事亦将面临更多的法律风险。防范投资人董事风险的同时要保障投资人在公司中的合法利益不受到侵害,是投资人及投资人董事不得不面临的问题。

  一、 新公司法下董事的重大合规义务和风险

  (一) 执行职务损害他人的责任

  

  (二) 影子董事和事实董事

  

  (三) 忠实、勤勉义务

  1.具体内涵

  

  2. 关联交易

  

  3. 同业竞争

  

  (四) 维护资本充实义务

  1. 催缴出资

  

  2. 抽逃出资

  

  3. 为他人购买公司股份提供财务资助

  

  4. 违规分配利润

  

  5. 违规减少注册资本

  

  (五) 清算义务

  

  二、 投资人向被投公司委派董事

  新公司法实施以前,无论投资比例大小、投资额高低,投资人为了维护自身利益、督促被投企业发展,均会努力争取董事席位。随着新公司法项下董事责任和义务的增大,投资人会综合各种考量来判断是否向被投企业委派董事。在投资人向被投企业委派董事的情况下,可从以下措施入手防范董事的风险和责任:

  (一) 形成并保存工作记录,避免事后不必要争执

  在部分情况下,投资人董事履行了忠实、勤勉义务,但在出现争议之后无法证明自己在履职过程中的意见、判断和选择,因此,投资人董事务必要做到履职有底稿、事后有证明,包括但不限于:

  (1) 若投资人董事对表决事项投反对票,务必将反对意见记录到董事会会议记录内容中,并且不在通过决议上签字;

  (2) 投资人董事执行公司事务,就具体事项要取得公司的书面授权委托文件,明确记录委托事项、权限范围,并且在执行过程中对重要细节的沟通保留通话录音、往来邮件或微信聊天记录;

  (3) 如前述,若投资人董事的决议或受托事项的执行依赖于第三方专业机构的意见,需要对第三方专业意见进行存档留证。

  (二) 忠实、勤勉履行职责,避免损害公司或他人利益

  投资人董事须积极参与公司事务,处理公司事务时以公司利益为首位、实现公司利益最大化,避免被认定为履职过程中存在故意或重大过失的情形。需注意的是,若投资人董事对于董事会表决事项或受委托执行的公司事务存在不同甚至反对意见,一定要独立表达,不因内外各种原因做妥协,在对表决事项无法独立做出判断时,亦可聘请专业的机构出具意见并以此为依据独立判断,从而避免被认定为存在不忠实、勤勉履行职责或损害他人利益的情形。

  (三) 关注同业竞争和关联交易的合规流程,尽量避免或严格限制

  就同业竞争而言,投资人同时投资多家经营同类业务的企业亦不鲜见,因此投资人董事应尽量避免同时在多家经营同类业务的企业担任董事职位,且投资人内部应该设置合理的防火墙;就关联交易而言,尽管新公司法并没有完全禁止,同时规定就与订立合同或者进行交易有关的事项向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过后可进行关联交易,但还是建议投资人董事尽量避免与所任职公司开展关联交易。

  (四) 梳理公司股东出资情况,排除潜在风险隐患

  投资人董事一旦就位,应尽快着手梳理和核查公司股东的出资情况,包括股东到期出资是否已经完成实缴(尤其是非货币出资是否已完成转移登记)、以非货币资产出资情况下是否存在明显出资不足情况(要做实质判断,确定用以出资的非货币性资产是否对公司具有实际价值)、股东是否存在抽逃出资(对于存在疑问的股东资本安排,可聘请专业机构进行判断)。

  (五) 确保减资和利润分配严格遵循法律和公司章程等的规定

  公司减少注册资本,投资人股东需关注公司是否已编制资产负债表及财产清单、是否依法依规通知债权人或公告、债权人的要求是否得到满足(担保或偿还)。公司在进行利润分配时,投资人董事要关注财报反应的利润的真实性、利润分配比例是否符合章程约定或法律规定。

  (六) 关注财务资助行为的动机、目的及必要性

  公司不得为他人取得本公司或者其母公司的股份提供赠与、借款、担保以及其他财务资助,公司实施员工持股计划的除外。为公司利益,经股东会决议,或者董事会按照公司章程或者股东会的授权作出决议,公司可以为他人取得本公司或者其母公司的股份提供财务资助。投资人董事须严格审查财务资助的目的、必要性、财务资助的累计总额等。

  (七) 督促公司依法清算,可委托第三人或机构担任清算组成员

  董事为公司清算义务人,应当在解散事由出现之日起十五日内组成清算组进行清算。清算组由董事组成,但是公司章程另有规定或者股东会决议另选他人的除外。因此,投资人董事作为清算组成员,要严格依法履行义务;但是清算流程涉及的事项复杂、耗时较长,投资人董事可委托合适的人员或机构担任清算组成员从而规避风险。

  (八) 董事责任赔偿和董事责任保险

  在投资交易文件中,约定董事损害赔偿责任,即投资人董事在任职期间因执行公司委托事项而遭受的任何损失和风险,由公司实际控制人或控股股东进行赔偿;同时,可约定由公司为董事购买董事责任保险,对投资人董事潜在的风险和损失进行防范。

  三、 投资人不委派董事

  投资人在不委派董事的情况下(尤其是持股比例较低时),如何保证投资人的知情权及合法权利时要考虑的重点,可尝试从以下角度进行安排:

  1. 委派董事会观察员

  委派董事会监察员,在私募投资交易中对投资比例较小的投资人来说,也是惯常的操作。董事会观察员,不具有董事身份,但可以列席旁听被投公司董事会,虽无表决权,但可以帮助投资人及时了解被投公司信息,掌握被投公司动向从而更好更快地做出决策。

  2. 提级表决,扩大股东会表决范围

  可以考虑通过交易文件相应条款的设置,将原属于董事会的表决事项“提级管理”,由股东会进行审议表决,配合投资人享有的对特殊事项的一票否决权,可以一定程度上保证投资人在不委派董事情况下的决策权力。

  四、 总结

  在新公司的立法理念之下,董事会及董事将更加勤勉尽责的为公司利益最大化而履职,对作为拥有独立法人人格的公司经营保驾护航。然而投资人股东相较于公司管理层和内部股东,确实属于“特殊的存在”,其既需要在一定程度上履行董事职责,同时又有特殊的“使命”,如何平衡好其特殊地位和责任义务,是投资人需要观察和考量的问题,建议投资人采取合理的防范措施,尽可能降低投资人董事的个人风险,从而保证投资人董事能够起到应有作用。